Ο συντονισμός ενός πάνελ συνεδρίου αποτελεί μια πραγματική τέχνη και απαιτεί από τον συντονιστή να είναι προετοιμασμένος με υπευθυνότητα. Αν και μπορεί να φαίνεται δευτερεύουσα η θέση του συντονιστή, η αλήθεια είναι ότι αναλαμβάνει μεγάλη ευθύνη, προκειμένου η συζήτηση να διεξάγεται ομαλά και ισότιμα για όλους τους ομιλητές. Έχοντας παρακολουθήσει πολλές συζητήσεις και έχοντας προετοιμάσει δεκάδες ομιλητές για διάφορα συνέδρια εδώ και χρόνια, έχω αντλήσει ορισμένα συμπεράσματα για την σημασία και τον ρόλο του συντονιστή
Κατά την προετοιμασία του πάνελ, είναι απαραίτητο να ενημερωθούν όλοι οι συμμετέχοντες για τον χρόνο που έχουν στη διάθεσή τους, έτσι ώστε να μπορέσουν να προετοιμαστούν καινούργια απαντήσεις εντός του προκαθορισμένου χρόνου. Είναι επίσης σημαντικό να κατανεμηθεί ο χρόνος ισότιμα σε όλους τους ομιλητές. Μια καλή πρακτική είναι ο συντονιστής να συγκεντρώνει τους ομιλητές λίγο πριν από την έναρξη του πάνελ, προκειμένου να έχουν την ευκαιρία να γνωριστούν και να “σπάσουν τον πάγο”
Κατά την διεξαγωγή της συζήτησης, είναι καθήκον του συντονιστή να παρακολουθεί συνεχώς τον χρόνο και να υπενθυμίζει εγκαίρως σε όσους υπερβαίνουν τον χρόνο τους να ολοκληρώσουν την απάντησή τους. Τονίζεται ότι το small talk πρέπει να γίνεται μόνο αν ο χρόνος είναι επαρκής και αν συνεισφέρει στη γενικότερη γνώση ή πληροφορία
Ένα σημαντικό στοιχείο που πρέπει να έχει στον νου του ο συντονιστής είναι ότι οι συμμετέχοντες εκπροσωπούν εταιρείες ή ΜΚΟ, μερικές εκ των οποίων ενδέχεται να είναι και χορηγοί του συνεδρίου. Επομένως, είναι απαραίτητο να διασφαλίζεται η ομαλή ροή της συζήτησης με σεβασμό, συμπερίληψη και δικαιοσύνη προς όλους, ανεξαρτήτως εταιρικών σχέσεων ή γνωριμιών
Εάν ο συντονιστής αντιληφθεί ότι κάποιοι συμμετέχοντες παρατείνουν υπερβολικά τον χρόνο τους, θα πρέπει να πάρει άμεσα μέτρα, προκειμένου να επιτρέψει στους επόμενους ομιλητές να έχουν τη δυνατότητα να εκφραστούν με ισότητα. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό, καθώς έχουμε δει περιπτώσεις όπου όλο το πάνελ ξεπερνούσε τον προβλεπόμενο χρόνο, λόγω άβουλων συντονιστών που επέτρεπαν σε ορισμένους ομιλητές να καταλαμβάνουν υπέρμετρο χρόνο, αδικώντας τους υπόλοιπους
Φυσικά, οι συμμετέχοντες στο πάνελ πρέπει επίσης να μιλούν με συνείδηση και σεβασμό, τηρώντας τον επιτρεπόμενο χρόνο. Αδικείται ο χρόνος των επόμενων ομιλητών εάν κάποιοι υπερβαίνουν τον δικό τους χρόνο, κάτι που είναι αναμφίβολα άκομψο
Σε όσους επιθυμούν να εκπαιδευτούν στον δημόσιο λόγο, συνιστώ να παρακολουθήσουν το Masterclass μου για επαγγελματίες και στελέχη επιχειρήσεων σχετικά με τη δημόσια ομιλία, με διάρκεια 15 εβδομάδων. Έτσι θα αποκτήσετε τις απαραίτητες δεξιότητες και γνώσεις που σας επιτρέπουν να εντυπωσιάζετε με την ομιλία σας.
